Efficiënt en veilig samenwerken vanuit huis: de 5 beste tips

Efficiënt en veilig samenwerken vanuit huis is ineens ontzettend belangrijk geworden. Vooral voor ICT-ers, want die hebben van alle werknemers in Nederland tijdens het corona-kwartaal het vaakst thuisgewerkt. Dat blijkt uit onderzoek van het CBS. En of we dit nou leuk vinden of niet: thuiswerken is een blijvertje. Om zakelijk succes en productiviteit te garanderen, kun je als bedrijf maar beter heel goed worden in thuiswerken. Daarom delen wij met jullie onze beste thuiswerktips.

Het aantal thuiswerkenden in Nederland groeide al voor de corona-crisis gestaag, en zal ook na de corona-crisis verder doorgroeien. De thuiswerktrend was namelijk al ingezet: in 2019 waren er in totaal 3,5 miljoen werknemers die thuis wel eens voor de baas bezig werkten, dat waren er in 2013 nog maar 2,8 miljoen.

Wat verklaart de toename van de thuiswerktrend, naast corona?

De toename van thuiswerken komt grotendeels ook doordat bedrijven steeds vaker overstappen naar outputgericht werken in. Met zelfsturende teams, die samenwerken op basis van vertrouwen. Met voortgang die gemonitord kan worden in BaseCamp, Slack of Jira. Hierdoor is fysiek aanwezig zijn niet altijd meer nodig.

Een andere reden van de toename van thuiswerken is de introductie van kantoortuinen. Alle investeringen ten spijt, geconcentreerd werken in een lawaaierige omgeving is gewoon niet te doen. Met als gevolg dat of iedereen met een noice blocking headphone op zit te werken, of thuiswerkt om écht iets af te kunnen krijgen.

Een andere reden dat remote werken een blijvertje is, is dat steeds slimmere software managers helpt om de resultaten zichtbaar te krijgen. Is het resultaat goed, dan is het makkelijker om teamleden te vertrouwen. De zin: ´Maakt me niet uit hoe je het doet, hoe lang je erover doet, als dit maar het resultaat is, ´klinkt steeds vaker uit de mond van de moderne manager. Dit geldt overigens met name voor de grote corporates en beroepen waar werken op afstand makkelijk mogelijk is.

En hoe groot die afstand is, dat zal de werknemer steeds vaker zelf gaan bepalen. Want of je dat nou thuis werkt in Nederland, of als Digital Nomad in Chiang Mai of het zonnige Spanje… In dienst bij de baas of via een via een freelance platform als UpWork, Fiverr of ICT Makelaars.

Als toch met name output telt, wat let je (behalve corona momenteel) om een leuk optrekje in het buitenland te kopen of huren en de koffers te pakken?

Dat gezegd hebbende, delen wij als ICT-makelaar graag dé tips om van efficiënt en veilig samenwerken vanuit huis een succes te maken. Nu en in de toekomst.

Tip 1: word koning focus management

Heb je wel eens gemeten hoe lang jij gefocust kunt werken? Met social media, reclame, geluid en je eigen onophoudelijke gedachtestroom die constant om aandacht vragen?

We zouden zeggen: test het eens.

Wist je dat elke afleiding van waar je mee bezig was, je minimaal 5 minuten kost om opnieuw in de flow en concentratie te raken?
Reken maar eens uit wat een productiviteitsverlies er is als je elke 15 minuten bent afgeleid. Bij jezelf, bij jouw team, bij het hele bedrijf.

Focus management is dan ook één van de skills die iedere moderne professional zou moeten bezitten. Of in ieder geval zou moeten willen bezitten.

Zoals Mark Tichelaar ook schrijft in zijn boek ´focus aan/ uit´ gaat het tegenwoordig meer om weten hoe je je kunt afsluiten voor alle prikkels om je heen. Het is volgens Mark niet toevallig dat in de afgelopen jaren onze concentratie is gedaald en de hoeveelheid stress is toegenomen: we zijn constant verbonden, via social media, nieuws, kantoortuinen etc.

Onze tips om koning in focus management te worden:

Tip 2 Manage slim je energie

  • We vinden het wel een beetje spannend om te zeggen gezien wij als interimmer ook ICT-professionals plaatsen, maar: besteed meer tijd aan lummelen gedurende de werkdag. Na die momenten van diepe ontspanning volgt namelijk een productiviteitspiek, die de laatste jaren ook wel flow wordt genoemd. Business en burn-out coach Linda Hoogendoorn legt in dit blog uit hoe je de ontspanning en lummeltijd kunt inrichten.

  • Besteed het meeste tijd aan de taken die niet belangrijk zijn. Sorry wat? Ja echt. Lees het maar na in dit interessante artikel van Frankwatching over 15 tips om de werkdruk te verlagen. Veel van de dringende zaken die je oppakt maken je heel populair bij andere mensen. Maar je haalt jezelf er veel ellende mee op de hals, omdat je vooral bezig bent als crisismanager.

Tip 3 Leer videobellen als een pro

Samenwerken vanuit huis betekent veel tijd doorbrengen in online conferencerooms. In plaats van gezellig gedecoreerde vergaderzalen, brengen we nu heel wat tijd door in de vierkantjes van Zoom, Google Hangout en Microsoft Teams.

Conference bellen deden we al heel lang, echter altijd zonder beeld. Door Corona hebben we geleerd dat videobellen een zeer geschikt alternatief is.
Met alle voordelen (work-life balance) en nadelen van dien. Want hoewel je zonder reistijd meer tijd over hebt voor je privéleven, was het toch wel even wennen dat ineens je manager, je collega´s en misschien je klanten zomaar een kijkje konden nemen in je woonkamer, keuken of werkkamer.
En een goede indruk maken achter de camera is niet hetzelfde als in real life, waar je meer gebruik kunt maken van lichaamstaal en de omgeving om contact te maken.

Tips om nog beter te worden in videobellen:

  • Kies een goede achtergrond. Je kunt kiezen voor een digitale achtergrond (zo installeer je deze via Zoom bijvoorbeeld), of bestel banner met het logo van je bedrijf.
  • Zorg voor stabiel beeld. Ons brein is gefocust op bewegend beeld, dat betekende in de oertijd namelijk meestal gevaar. Mensen kijken daarom onbewust naar beweging, een bewegend beeld leidt af. Dus tenzij je de aandacht wilt trekken, ga niet lopen met je device om het beeld stabiel te houden
  • Zet de camera op ooghoogte, plaats indien nodig een boek onder je laptop. Dit komt het dichtste bij elkaar in de ogen kijken. Let ook op de lichtinval. Test desnoods diverse plekken in je woning om te kijken hoe je het beste tot je recht komt voor de camera.

Er zijn natuurlijk ook behoorlijk wat don´ts als het op videobellen aankomt. We hebben de laatste tijd allemaal wel soortgelijke situaties als in de video hieronder meegemaakt…

Tip 4 Veilig samenwerken

Efficiënt en veilig samenwerken is de verantwoordelijkheid van de werknemer en de werkgever.

Professionele bedrijven moeten hun werknemers voorzien in een veilig bedrijfsnetwerk. Of je bedrijfsnetwerk veilig weet je 100% zeker als je een externe partij een veiligheidsscan laat doen. Ethical hackers en security specialisten weten als geen ander de kwetsbaarheden te vinden. Liever voorkomen dan genezen. Want we beseffen ons inmiddels allemaal dat cyber aanvallen de bedrijfsvoering stil kunnen leggen, met als gevolg miljoenenverliezen. Waarom dan niet vroegtijdig investeren in zekerheid en een veilig netwerk? Als je jezelf én de veiligheid van jouw klanten serieus neemt, dan houd je er een security by design-werkwijze op na. Want net als je je auto 1 keer per jaar naar de APK brengt, is de veiligheid van je bedrijfsnetwerk testen minimaal 1 keer per jaar ook een must vandaag de dag.

But it takes two to tango: de medewerkers heeft ook een zeer belangrijke rol in het veilig houden van het bedrijfnetwerk. Vaak zijn mensen de zwakke schakel in de cybersecurity-keten van een bedrijf.

De eerste stap bij het verhogen van het cybersecurity-bewustzijn van medewerkers. Door security als onderwerp leuk en boeiend te maken, bijvoorbeeld via hackathons of hackerslessen. En door werknemers te onderwijzen in welke informatie gevoelig is, en hoe je deze zelf kunt beschermen.

Tip 5 Stabiele internetconnectie

Deze tip lijkt een no-brainer, maar helaas blijft een slechte WiFi-dekking een veelgehoorde klacht.

Investeren in een goede internetprovider is belangrijk, en ook wifi-repeaters zijn (vooral als je ruim woont) geen overbodige luxe.

Thuiswerken as a service

Stuur jij als bedrijf op efficiënt en veilig samenwerken omdat je weet dat dit vandaag de dag een must is voor groei en succes? Dan komen wij graag met jou in contact. Misschien kunnen we je dan verder helpen, bijvoorbeeld om te controleren of de werkplek van jouw bedrijf veilig is. Onze security helden analyseren graag hoe je er nu voorstaat via een security scan. Ook kunnen we je helpen met het vergroten van het cyber-bewustzijn van jouw medewerkers.

Voor nu wensen we jou heel veel succes en plezier met thuiswerken met elkaar #likeaboss!

Digitale werkplek, Uncategorized

Geef een reactie